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育児まっただ中のSEパスコーが経験したIT・子育てについての経験をお届けするブログ。趣味であるバイクにあまり乗れないことから、欲しい物のレビューを書くことで楽しんでいる。バイク関連がメインコンテンツになりつつあります。

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ブレークアウトルームの事前振り分け設定。会議中に急いで対応する必要はなくなりました。

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ブレークアウトルームのメンバー部屋割、会議が始まってから行うと時間がかかってしまいますね。

実は事前設定で、メンバーの部屋割設定を行うことができるのを知っていますか。

今回の記事では、事前設定方法を紹介します。

Teamsのカレンダーから会議予定を編集することで事前設定可能

まずは通常通り、Teamsで会議のスケジュールを登録します。

会議の登録はTeamsカレンダーからでも、Outlookスケジュールどちらでも可能です。

ブレークアウトルームを使うような会議ということで、グループワークセッションという名前で会議依頼を登録しました。

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ブレークアウトルームを使う会議依頼を登録する。

 

 

その後、Teamsカレンダーからスケジュールを編集モードで開きます。(Outlookでは事前設定できません)

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Teamsブレークアウトルームの事前設定はTeamsカレンダーから会議依頼のスケジュールを変更する

 

 

画面を編集モードで開くと、上部にブレークアウトルームの設定タブが表示されるのでクリックします。

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Teamsカレンダーで会議依頼のスケジュールを開くと、ブレークアウトルームというタブが表示される。ここから事前設定を行える。

 

 

ブレークアウトルームのタブを開くと、ルームの設定画面が開きます。

ルームの作成をクリックします。

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ルームの作成ボタンから、ブレークアウトルームの事前設定を行う

 

 

必要なルームの数を決定し、「ルームを追加」をクリックします。

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必要なルーム数を決定し、ルームを追加をクリックする

 

 

指定した数量のルームが作成されました。(今回の例では2ルームで操作します)

この状態は、ブレークアウトルームのルーム1と2の箱を作っただけなので、中にユーザーを割り当てていく操作が必要です。

「参加者の割り当て」をクリックします。

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ブレークアウトルームのルームを作ったら、ルームに参加者の事前割り当てを行っていく。

 

 

参加者をブレークアウトルームに割り当てる画面が出てきます。(執筆時点では、この画面だけブレークアウトルームではなく、ブレイクアウトルームになっていますね。いずれ修正されるでしょう。)

ルーム作成や参加者の操作方法、ルームごとの設定について詳しい操作方法は以前の記事で紹介しているので、こちらの記事を参考にしてください。

www.pastel-software.work

 

では、今回は自動で作成します。「自動」→「次へ」の順にクリックします。

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参加者をブレークアウトルームに割り当てる画面

 

 

割り当てが実施できました。

ルーム1と2にそれぞれ、2人の参加者が登録されたことがわかります。

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ブレークアウトルームのルーム1と2に参加者の事前割り当てが設定できた

 

 

 

Teamsデスクトップアプリ画面右上の「閉じる」をクリックします。

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ルームおよび参加者の事前設定ができたら、Teamsデスクトップアプリの右上にある閉じるをクリックする。(設定は自動で保存されています)

 

 

会議に参加し、ブレークアウトルームをクリックすれば事前設定が反映されている

では、今回の会議:グループワークセッションに参加します。

会議の開催者の画面で、ブレークアウトルームをクリックします。

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会議に参加し、ブレークアウトルームのアイコンをクリックする

 

 

ブレークアウトルームの欄が表示され、事前設定した部屋分けが反映されていることが確認できました。

これで、会議中に焦って部屋分け操作をする不安や、時間のロスから開放されます。

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Teamsブレークアウトルームのルームおよび参加者の事前振り分け設定ができた

 

今回の記事はここまでとします。

無料記事:Teams活用のノウハウ

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最後までおよみいただきありがとうございました。

では、また次の記事で。