TeamsやZoom会議において、言葉で説明しても相手に意図を上手に伝えられないことがあります。
例えば、システムで表示されるエラーメッセージが読み上げている途中で消えてしまう場合などは最たる例です。
何度も操作を繰り返していると、お互いイライラしてしまうことさえあります。
「今すぐこっちに来て見てほしい」と呼び出される社内SEの声を聞くことも少なくありません。
そんなときに便利なのが、Teamsの制御を渡す機能です。
Teamsにはリモートソフトとして使える機能がある
Teamsには「制御を渡す」という実は便利な機能があるのをご存知でしょうか。
これは、WEB会議で画面共有している相手のPCを操作できる機能です。
この「制御を渡す」機能をリモートソフトとして活用することで、インターネット経由でつながってさえいればヘルプデスクとして対応ができるというものです。
では早速、見ていきましょう。
助けてほしい人がTeamsで画面共有を行い、制御を渡すだけ
まずはTeamsで会議を設定し、画面共有を行います。
画面共有の操作は以前の記事でご紹介していますので、わからない方はご参考にされてください。
非常にかんたんな操作です。
Teamsを利用してヘルプデスクを行痛い場合、この画面共有の操作を、助けてほしい人が行います。
相手に画面を見て操作してもらうので、自分の画面を見せると考えればわかりやすいです。
画面共有ができたら、マウスを操作してポインターを画面の真ん中上部に移動させます。
すると、紫色で「制御を渡す」という表示がありますので、ここをクリックします。
クリックすると、制御を渡す相手が選択できますので、ここで指定します。
多くの場合、制御を渡す相手というのは、社内SEに代表されるような情報システム部門の方や社内処理支援業務の方、あとは同僚や上司でしょうか。
ここでは例として、パスコーをクリックします。はいこれで完了です。
たったこれだけで、相手に制御（すなわち操作権限）を渡すことができます。
画面には、パスコーさんによって制御されている旨のメッセージが表示されます。
これで、Teamsを使ってあなたの代わりに作業を行ってもらうことができます。
助ける側が積極的に制御を要求することも可能
応用編としては、助けてほしい人が、「助けてください」と連絡してくるケース以外を考えてみます。
画面共有をしてプレゼンしている人が、画面上の編集で悩んだり、思い通りに
操作ができない場合に、見ている人が積極的に制御を要求することもできます。
おなじみ三点リーダー「・・・」の2つ右にある、制御を要求をクリックするだけです。
制御を要求をクリックすると、画面共有をしている人には次のようにメッセージが表示されます。
ここで、画面共有をしている人が、許可をクリックすれば、相手に制御を渡すことができます。
一度困惑してしまうと、時間がかかりますが、横から知っている人が冷静に対応すればササッと眼の前の問題が解決させることが出来る場合があります。
制御を渡してもらっていた人（助けていた人）が最後に、制御を停止すれば操作は画面共有をしていた本人に戻ります。
たったこれだけで完了です
Teamsをリモートソフトとして活用することで、ヘルプデスク業務にも活用でき、Teams会議の相手とコラボレーション作業をすることも可能です。
「本件は再度確認して次回の打ち合わせに・・・」としてしまうと、時間がかかりますからね。
目の前のちょっとしたことが解決すれば、すぐに本題に戻れます。
今回ご紹介したTeamsの制御を渡す機能は難しい設定は一切なく、非常に簡単に利用することができます。
困ったときには有識者に助けてもらうことで、迅速に解決させられますのでぜひ活用してみてください。
くれぐれも、相手の時間を借りていることを意識して本当に必要な時に使うようにしてくださいね。
参考になったよと思っていただけましたらSNSでの拡散、よろしくお願いいたします！
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最後までお読みいただきありがとうございました！
では、また次の記事で。
Teamsでの会話はクリアな声で。
