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育児まっただ中のSE(システムエンジニア)であるパスコーが経験するIT・子育ての現実を生々しくお届けするブログ

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フリーアドレスオフィスで誰がどこにいるのかわからない問題の解決方法

 

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働き方改革で生産性向上のために

オフィスをリニューアルやリフォームされた

企業が多くなっています。

 

リニューアル後のオフィスとして

定番のフリーアドレスオフィス

従来の固定式の座席ではなく、

長机に電源が設置してあって、誰がどこに

座っても良いというものです。

どこに座ってもいいので、毎日が席替え状態です。

フリーアドレスオフィス最大のデメリット

固定式の座席からフリーアドレスオフィスに変わると

毎日が席替え状態で、とても楽しい気分になります。

出入りの多いオフィスの入口付近に座ってみたり、

はたまた人が少ない奥まったエリアに座ったり。

同じ部門やチームの仲間と近くに座ったり、

所属しているプロジェクト単位で固まってみたりと

シチュエーションに応じてより良い座席に

座ることが出来ます。

単に机と椅子などの什器を一新しただけではないですね。

フリーアドレスオフィスは本当に良い仕組みです。

 

しかしながら大きな課題に直面します。

誰がどこに座っているのかわからないのです。

従業員が30名程度の中小企業のオフィスなら

全員の顔を順番に眺めれば本人を見つけることが出来ます。

もし下を向いていて顔が確認できなくても、

中小企業の規模ならば名前を呼べば本人を見つけることが

できる場合があるでしょう。

 

しかし、複数の部屋にまたがってフリーアドレス

自由に座っていたらどうでしょうか。

ビルの1Fと2Fなど、複数フロアに分かれていたらどうでしょうか。

効率を上げるためのフリーアドレスオフィスなのに、

逆に、探すという仕事が発生してしまいます。

 

スケジュール表を見れば社内に居るのか

外出しているのか、テレワークなのかは

推測することはできますが、座っている場所がわからない・・・。

小さなことですが、これまでは座席固定だったので

特定の席を見たり部屋を訪れれば確認できたことが

フリーアドレスオフィスになると分からなくなるという

意外な盲点が顕在化してしまいます。

座席が分からないからフリーアドレスオフィスだけど

部門ごとに特定の場所に座れ!とならないよう、

残念な昭和企業になってしまわないよう

こういうときこそITツールで解決していきましょう。

ツールに居場所を明記する運用ルールを徹底する

1つの例として、現在多くの企業で利用されている

Microsoftskype for businessでの運用例をご紹介します。

office365の導入が進んできているので大企業から中小企業に至るまで

導入されているところが多いと思います。

もし、LINE BUSINESSやSLACKを利用中であれば、

ツールの部分は読み替えてそれぞれのツールで

どうできるかを考えてみてください。

 

居場所がわからなくなる対策方法は

skype for businessの場所を最新にメンテしようね

という運用ルールを徹底することになります。

 

具体的な画面で見てみましょう。

こちらはSkype for businessを起動した画面です。

・名前 自分の名前が表示されています。

・場所 今の場所を入力できます ← これを使います

・自由記入欄 好きなことをかけます。

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 場所を正しく入力していると他の人には

次の画像のように表示されます。居場所がわかりますね。

この場所の情報は無線環境だと、無線アクセスポイント(AP)の

MACアドレスと、私の入力した値が紐付いて記憶されます。

 

もう少し簡単に言うと、一度設定をしておけば

後日同じ場所で作業をすると以前の設定が自動表示されます。

皆がこの場所を入力するようにすれば社内に居ても

社外に居ても場所がわかりますね。

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入力例

  •  1F 会議室横
  •  ショールーム
  •  工場
  •  社外
  •  XXXXX株式会社
  •  テレワーク(自宅)

 これらの場所の情報と、ステータス(連絡可能/取り込み中/退席中/応答不可)を

組み合わせることによって場所と状況を

他の人に知らせることができます。

 

どこに座っているのかが分からないということを

フリーアドレスオフィスののデメリットなんて言う方も

おられますが、ITツールを少し活用すれば楽勝で

クリアすることができます。

是非、快適な場所を手に入れてください。

 

skype for businessにおける注意点(仕様です)

skype for businessには1つ注意点があります。

自由記入欄にコメントを書いていると

そちらが優先されて場所の情報がパッと見ることができなくなります。

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フリーアドレスには小さなポーチが必需品

フリーアドレスになると文字通り、

どこに座って仕事をしてもいいわけですから

毎日、気分や業務内容に応じて場所を変えて

仕事をすることができます。

 

その日に座った場所から、

スケジュールに合わせて会議室や会話したい相手の席へ

マウスやハンドクリーム、リップクリーム、

目薬、ハンカチ・ミンティア・更にはケーブル類などなどを

持って歩くことになります。

一度に手に持つことができないので小さなポーチまたは

ガジェットケースに入れて持ち歩くことが必須になってきます。

 

ただ持ち運びに便利なだけでなく、

私を探して歩いている人に対しての目印にもなります。

座席固定だと あまり気にならないのですが、

フリーアドレスではこういった小さなことの積み重ねが

非常に効力を発揮してきます。

 

一目見てパスコーはここに座っているんだな、

わかってもらえるようなガジェットケースを持つことで

フリーアドレスでも自席が他人からも見つけやすくすることができます。

用件があって探して会話する時にはskype for businessの例のように

ほぼ確実に見つけられる方法が重要ですが、

急ぎの用件がない場合にもパスコーが座っている場所を

認識してもらえていると雑談を含めてコミュニケーションを

活性化でき、アイデアが浮かぶことがあります。

 

余談ですが、私の所属先ではテレワークに加えて

フリーアドレスが導入されていて1フロア100人ほどが座っている

フロアが関連会社を含めるとビルの1F~7Fまであります。

どこのフロアでも仕事をしようと思えば普通にできますが

誰がどこにいるのか、本当にさっぱりわかりません。

最初は歩いてみたりしましたが、見つけられないこともあり

探すことは諦めました。

すぐにツールを見るかチャットでどこ?と聞きます。

 

お互いが慣れてくるとこういった運用でも

全く問題なく業務できていますし

なにより、離れている中でどうやって仕事を進めるかを考えるようになる

のでスキルアップにも繋がりました。

せっかくの働き方改革ですから

変化を受け入れてスキルアップしてみてください。

 

では。