パスコーソフトウェア

育児まっただ中のSE(システムエンジニア)であるパスコーが経験したIT・子育ての現実を生々しくお届けするブログ。ヘルメットレビューにも注力中

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エンジニアが社畜労働を脱し、定時内に仕事を終わらせる最強スキル

元、年間1500時間残業していた人生の駆け出し冒険家パスコーです。

この書き出しにSEの日常というタグを付けるのはちょっと憚られますが、内容は残業についてではないのでご安心ください。むしろ、残業を減らすための秘訣を書いています! 

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年間1500時間の残業は限界。脱出のために習得したシングルタスク

元、年間1500時間という長い時間、残業してヒーヒー言いながら働いていた私ですが、2度とそういう働き方はしないと決めた29歳から、そうならないために創意工夫してきたことのエッセンスをお伝えしたいなと思っています。

いかに大変だったかという話は思い出すのも辛いのでナシだ。とにかく社畜エンジニアから脱出することを決意した。脱社畜

 

それから7年経った今、稼働時間に波はあるものの、10時間も残量しない月もある状態までコントロールできるようになった。

 この間、試行錯誤して創り上げてきた残業時間を減らして人間らしい生活を送るための最大の要素はシングルタスクという名に集約されることを知った。

1点集中のシングルタスクに活路あり

シングルタスクとは読んで字のごとく1つずつ(シングル)仕事をする(タスク)ということ。
1日の限られた時間の中で、より大きな成果を上げるためには、目の前の優先的にやるべき価値の高い仕事から、より早く完了させ価値を提供していくことが大切です。

大前提として、絶対に残業しないぞ!定時後は俺の時間だ!と、強くてブレない気持ちを持ち続けることが条件になります。シングルタスクではこの時、いくつの仕事(=タスク)をするのかに焦点を当てています。

マルチタスクは仕事が進んだ気になる錯覚が発生

逆に、2つ以上のことをする状態をマルチタスクと言ったりします。中には、3つも4つも同時にやれる、俺はマルチタスクだ!なんていう方もいらっしゃいます。

 

例えば営業の方ならこんな感じでしょうか。

(1)受注入力をしながら(2)顧客へのメールを返信しつつ(3)後輩へ指示もする。

 

私の過去の例ならこんな感じでした。

(1)設計書を書きながら(2)リモート対応しながら(3)TEL対応しながら(4)パラメータシートをひらきつつ(5)PGチームへ開発依頼しつつ(6)インストール作業をする

(注)上記は破綻しています 

 

マルチタスクすごいなーと以前は思っていましたが、果たしてそれぞれのタスクは抜け・漏れ・ダブリなく適切に要件を満たし、納期内に完了できるのかを考え続けた。その状態をいつも前向きな気持ちで継続できるのだろうか。

 

結果は知っている。私が1500時間残業をしていたころのマルチタスクは前述のようなもので、結果は耳をふさぎたくなるものだ。

  • 設計は考慮不足が発生する。誤字脱字も少なからず。
  • リモート作業は牛歩戦術。(お客さんは待機してくれている。俺サイテー)
  • TEL対応は「とりあえず様子見もしくは今を一旦凌ぐことをヨシとしてしまう」
  • パラメータシートは雑にコピペ。メンテ漏れ・フォーマット崩れあり。
  • PGチームへの依頼は口頭伝達多め。(後のバグの元。)
  • インストールはキャプチャ忘れあり。

 

こんな状況で日々を過ごしていたので、パスコー本人も毎日集中力を欠いたままナントカ オレ イキテルことが喜びに思えるような、そんな時期だった。

 致命的なミスはなんとか若さと正義感(?)で防いでいたもののいつ問題が起きてもおかしくなかったと言える。

それぞれのタスクは、どれも集中すればサクッと終わるものなのに、並行させ、頭の切り替え処理が常時発生していたためズルズルと進めていることにさえ気づけていなかった。

いや、気付いていたけれど手が打てなかった。

 

手順が確立されていて、その通りに行えばミスなく終了できる完成された作業を繰り返すことが仕事であれば、マルチタスクでも一定水準の品質は保てるかもしれない。 

しかし現実は違う。

顧客ごとにカスタマイズされた個別の要件や、個別の事情から発生する注意事項などを踏まえた1つずつのタスクを果たして同時並行で問題なく、最速でこなせるのかと考えた時に答えは1つ。それはできない、だ。 

あえて並行でやらければならないものは殆ど無いことに気づけるか

次の事も冷静になって自問自答する機会を作った。

  • 本当にそれらは同時に着手しないといけないの?
  • ほぼ同時に完了させないといけないの?
  • その納期や要求って本当に必要なの?感情入ってない?

必要ない。というかできない。

これらのことから価値が高く、優先的にすべきものから1つずつやっつけていくシングルタスクであることが最適だと結論づけた。現在は自信満々でシングルタスクで仕事を進捗させている。 

シングルタスクが望ましい真の理由

なぜマルチタスクよりシングルタスクが良いと考えるのかというと、3つ4つ、5つの仕事を同時に頭の中で行おうとしても、実際には時間をこま切れにして1つずつ考えている状態になっている。
すると、頭の中でAというタスクからBというタスクに思考を切り替える時に頭の中で切り替えの処理が走ります。こっちの処理は確かココまで進んだから次はえーっと、次は・・・こういったものです。


これが、同時にたくさんのタスクに取り組むと常に発生し続けます。1歩戻って思い出すという行為をする間は無駄な時間です。状況によっては思い出すのに時間がかかったり、思い出せないこともあるでしょう。

そうならないように、思い出すための仕組み(付箋とか)を作って管理する必要がでてくるかもしれません。これらの仕事が発生する分、また本来の仕事にかけられる時間が減ります。つまり生産性が落ちてしまいます。

 

これがシングルタスクでは起きません。1日で私ができる処理能力が100だとすると、シングルタスクを完璧に使いこなせるならば100をやるべき仕事に使えるようになるということになります。(私はまだまだできてないけどね)

マルチタスクの切り替え処理を具体的に説明

マルチタスクで発生する切り替え処理が発生すると100のうちいくらかは切り替え処理に割り当てられます。実際のところ感覚的には20ぐらいは使うんじゃないかなと思います。※この何も生産しない20の切り替え処理による疲労も発生します。

 

100の仕事があって、20切り替え処理に使ってしまうと80しか仕事ができないので20を終わらせるために残業が発生します。もちろん疲労感もあるので効率は落ちます。これが常態化すると1日で100の能力が90、80と下がる。

 

足りない10や20を埋めるためには残業しか無い。こうやって次第に長時間残業が当たり前になる。

期末や年度末などの繁忙期はそもそも、100ではなく130、150といった仕事をこなさなければならないため切り替えをしていると200ぐらいの時間が必要になってしまう。

1日の処理量が100だとしたら200は2人日だ。つまり7時間ぐらい残業しなきゃいけない。(そもそも要員管理マネジメントは必要である。)

 

これを突破すべく、自分の100できるという能力を最大限に活かすために切り替え作業を減らしていかにしてシングルタスクとなれるかが勝負だ。


切り替えの無駄な処理なくタスクをこなしていく環境創りにこそ創意工夫したい。皆で案を出し合いたい。

シングルタスクは次第に処理が加速する。デキル自分に酔いしれろ。

破綻したマルチタスクにはオサラバするべきだ。1つずつ着実にガンガン完了させていくシングルタスクのスキルを磨き上げていくことこそ正義。

シングルタスク自体に、特別なことはまったくない。自分自身のもつ持つ技術、やる気、熱意、体力を価値の大きな優先すべき1つのタスクに投入するだけ。

 

この、シングルタスクでは、1つのことに集中するわけだから他の余計な事柄に邪魔されてはいけない。今やるべきこと1点に集中する。文字通りシングルにならねばならない。

それさえ守ることができれば眼の前の仕事がみるみる完了していく。todoリストが消化されていく快感により、更に加速していく。脳内がある種、ハイになっている状況が作られる。

あっという間に時間が経ち、手元のタスクも完了済になっている。やるべき仕事をこなせる自分は定時で退勤することができる。チームメンバーが苦しんでいれば手を差し伸べる余裕がでてくる。

 

こうしてシングルタスクを磨いてきた結果、1500時間も残業していた過去の自分はいなくなり今や月に20時間も時間外で働くと嫌気がさすほどになれた。(収入も増えた。)

シングルタスクを身につけると社畜エンジニアを地で行っていたパスコーさえ定時内に仕事が終わるホワイトエンジニアへステップアップができた。

メールでシングルタスクはあっさり崩される

しかしながら、シングルタスクの習得はそう簡単にはいかない。難しさを予め知り、理解しているだけでシングルタスクの習得に役立つので紹介しておきたい。

 

人は、ちょっと気持ちがそれた瞬間にスキが生まれに、違うことを考えてしまう。Amazon楽天のセール、いつまでだっけ、とか。あっという間にシングルタスクは崩壊する脆いものであることは先に知っておいたほうが良い。

一度崩れたシングルタスクを再構築するべく気を取り直して再びタスクと向き合うのだが1人で仕事をしているわけではないので次から次へと阻害する要因が出てくる。

 

日本企業において、日々の業務の中での阻害要因の最たるものは

メール。

メール来ますよね。メール。私の所属先ではOutlookを使っていますが、メールが届くと画面の右下にちょっと透明がかった、ヤツが出ますよね。

「新着メール:件名~~~~~」

新着メールをお知らせしてくれるポップアップです。

 

ここで私たちは思うんです。そうそう、あの件対応しなきゃ。とかおっ、ベンダーから連絡だ。すぐ見よっと。

時を同じくして、会社スマホも鳴りますね。ピローン、もしくはブッブー!(バイブレーションの音)。 シングルタスク崩壊。

マルチタスクに戻ってしまうと忙しいのに進まないアノ日々に逆戻り

前述のように外からの通知などによって頭の切り替え処理が走っておりシングルタスクは簡単に崩れてしまう。今さっきまでしていたタスクは中途半端な状態で中断。

 そしてメールの対応をするにあたり、それまでの経緯や対応すべき内容を思い出す、頭の切り替え処理が走った。これで切り替え処理によるロスが1。

 

取り急ぎメールを返したとして、元の作業に戻ろうとするとえーっと、さっきは何してたっけ。そうそう資料を作・・・となります。また頭の切り替え処理ですね。戻ってくることも切り替え処理なのでロス2。

 

メールの返信をしている最中に誰かに声をかけられてロス3、TEL対応が入ってロス4・・・・と、さらにマルチタスクになり頭の中は切り替え処理だらけになっていきます。こうなるとロスだらけ。とても忙しかった日になる。 

 

一日めっちゃ忙しかったのに本来やるべき仕事が全然進まなかったな。

 

これは正しい。頭の中は切り替え処理で本当に常に忙しかった。が、肝心なタスクは進んでいない。そういうことが起きてしまう。マルチタスクは達成感を感じやすいのに、仕事が進まないのはここに理由があるから。 

シングルタスク阻害要因の今すぐできる排除方法4点

こうならないように、次のことをオススメしたい。難しいことではなく、新卒1年目からできること。下記がすべてじゃないので考え方を先に書いておくと、シングルタスクを阻害する要因を排除すること。

排除作戦 

・会社スマホから必須でないアプリを限界までアンインストール
・アプリの通知を限界までOFF

アプリから発生られる通知は、意識をそちらへ向けるための通知です。 つまり意識を奪われシングルタスクでなくなります。余計なアプリはアンインストールしてください。

通信費が会社持ちなので、不要なニュースアプリを入れている人をよく見かけますが、通知まみれになり意識をしょっちゅう奪われます。

また、業務に必須のアプリについても、可能な限り通知をOFFにしてください。特にメールは絶対OFFです。音もバイブレーションもNGです。

 ・PCのメーラーは起動する時間を決め、それ以外は可能な限り閉じておく

メーラーは仕事の都合に合わせてでよいので起動時刻を定めてください。私の場合なら、朝イチ、11:00、昼前後、15:00、17:00ぐらいです。これ以外はなるべく閉じるようにしています。新着メールのお知らせポップアップに確実にオサラバしてください。

・必須でないウィンドウは全て閉じる。

各種EXCEL、調べものをしたブラウザのタブ、書類関連のWORD、Teamsなどのチャット画面、...etc

シングルタスクとは言え、1つのタスクの中でEXCELやブラウザ、システム画面を開くなど、複数の画面を切り替えることは発生します。その時に、余計な画面がチラッと見えると即座に意識が切り替わります。

また頭の切り替え処理によって大切なリソースが奪われてしまいます。そうならないために、不要な画面はなるべく閉じます。(その方がPCも高速に動いてくれます)

シングルタスクを阻害する要因の排除は、こんなところです。難しい設定もありません、5分か10分あればすべて準備が整います。

 生まれ変わった環境でロケットスタート

上記だけでもシングルタスクの阻害要因が激減する。今するべき価値が大きくて優先順位の高いタスクにまっすぐ向き合うことができます。

そして、想像以上にサクッと終わらせることができます。※土曜日に出社すると1時間ぐらいで妙に仕事が進むアレに似ています。

 

完了したことの喜びや達成感から、気持ちが乗ってきます。スルスルとタスクは進んでいき、午前中には今日の大切な仕事はきっと大きく進捗していることでしょう。

毎日このシングルタスクを訓練することで、実際に恐ろしい残業量から解放されることができています。

 

シングルタスクにより生み出せた時間で楽しいことをいっぱいする。新しいことにチャレンジする。家族との時間を大切にする。そんな姿が理想。  

この、シングルタスクを身に着けるには次の書籍が力になってくれる。私達を導いてくれる。

 

シングルタスクを習得して明るい内に仕事を終わらせて外へ出よう。スキルアップの時間を作り出そう。恋人や家族との時間を作ろう。趣味の時間を作ろう。シングルタスクが導いてくれる。

SINGLE TASK 一点集中術――「シングルタスクの原則」ですべての成果が最大になる

SINGLE TASK 一点集中術――「シングルタスクの原則」ですべての成果が最大になる

 

 

では。