Teamsを部署やプロジェクトなどで活用していくと、様々な情報がTeamsのチャネルやチャット上に集まってきます。
Teams活用が進むに従って、メンションを受ける回数が増えたりして、通知が増えていくのですが、どの通知を確認したのかわからなくなるという課題が発生します。
今回、未読の通知のみを表示させられる機能が追加されたので紹介しつつ、後で対応すべきことの便利な管理方法を考えていきます。
- アクティビティ通知に未読のみのフィルターが登場
- 通知内容を一度読んだけど、後で対応する場合のおすすめ運用
- 未読の太字だらけの人にはメッセージの保存
- ちょっとひとこと
- 現役エンジニアが書くTeams活用のノウハウ
アクティビティ通知に未読のみのフィルターが登場
Teamsを活用すると、様々なところからメンションされたりして、あっという間に通知件数が増えていきます。
2、3件程度なら順に確認していくこともできますが、数が多くなるとどうしてもすべてを把握したり記憶するのが難しくなります。
通知を確認するにはアクティビティをクリックします。現在は7件あるので、確認しなきゃと思いながら開くことになります。
クリックすると、フィードに通知内容が表示されます。これを順にチェックして対応することになります。
１つ、２つと対応を済ませていくのですが、途中でWEB会議が入ったりして画面を切り替えることがあります。
すると、アクティビティのところには件数表示がもう消えてしまいます。
こうしているうちに、新たな通知が来たりして、「どれが対応済なのかがわからなくなってしまうことがあります。」
そんな悩みを解決すべく、未読の通知に絞り込むことができるようになったのが今回の未読フィルター機能です。
使い方は非常に簡単で、「未読のみ」のスライダーをクリックしてONにするだけです。
「未読のみ」のスライダーをONにしました。すると、文字通り未読の通知のみを表示することができます。
これで非常にわかりやすくなりました。
通知が多く来るようなポジションの人は、常に「未読のみ」をONにして運用するのも良いです。
仕事を終える前とか、昼休み前など、区切りのタイミングで「未読のみ」をOFFにすれば確認済の通知を再確認していくこともできます。
通知内容を一度読んだけど、後で対応する場合のおすすめ運用
誰かからメンションされてメッセージを受け取るなど、通知された内容を読んで即座に対応できればよいのですが、返信するのに準備が必要だったり時間を要することがあります。
後で対応するけれど、今は時間がないという時には未読フィルターを使うシーンではありません。一度読んでいる、すなわち既読であるからです。
そんな時には、手動で「未読にする」方法で対応します。
操作方法はかんたんで、チャネルもしくはチャットの中の該当するメッセージの右端に表示される三点リーダー「・・・」から、「未読にする」をクリックするだけです。
この方法で未読にしてもアクティビティの欄に通知として表示はされませんが、未読メッセージは太字表示されるので後からでも見つけられるので、自分用の未読管理としておすすめです。
「未読のみ」のスライダーと合わせ技で活用していきましょう。
未読の太字だらけの人にはメッセージの保存
多くのプロジェクトに少しずつ関わっていたりすると、チーム・チャネルが大量にあってTeamsのチャネルが未読の太字だらけになることがあります。
ある程度、確認して太字の未読を減らすことができればよいですが、新規に投稿されると太字は増えていってしまい大事な通知が埋もれてしまうのはつらいですが、他のメンバーの書き込みをコントロールすることは難しいです。
そんな、未読の太字だらけの人には「メッセージの保存」が有効です。
操作方法はもちろんかんたんで、メッセージの右側にある三点リーダー「・・・」から「このメッセージを保存する」をクリックします。
この操作で、メッセージを保存することができました。
保存したメッセージだけを選んで見ることができます。
操作方法は、アカウントのアイコンをクリックし、「保存済み」をクリックします。
この操作で、保存したメッセージだけにフィルターをかけて表示させることができます。
後で確認・返信する用途で使うこともできますし、今後のために残しておきたい情報を蓄積するのにも活用することができます。
保存したメッセージは、保存するときと同じ操作で取り消しが可能です。
対応が終わったものから取り消しを行っていけば、未読（未対応）のメッセージだけに絞り込めます。
ちょっとひとこと
Teamsで飛んでくる通知、どれも早めに確認して見ておきたいものの、返事をするのには文章を打ち込んで、言葉や表現を整えたり、技術的な調査をするなど準備が必要なものがあるんですよね。
結果的に、「読んだけど、即座に返信できないこと」は発生し続けるので、未対応のタスクをパッとみて分かるように整理するスキルを持っておくと非常に楽になります。
今回ご紹介した、「未読フィルター」と、「手動で未読にする」、「メッセージの保存」を組み合わせてかんたんにタスクを管理して、ヌケモレなく仕事を進めていくようにするとかなり楽になります。
特に育児中のワーママ・ワーパパや、介護などの理由で、細切れの短い時間の中で「確認だけする」「調査だけする」「回答だけする」といった対応をせざるをえない方には、対応しなければならないことを記憶に頼らない運用ができたら楽になりますのでぜひ使ってみてください。
今回はここまでとします。
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現役エンジニアが書くTeams活用のノウハウ
