Teamsでチームを作成していくと、チャネルに対しての投稿者を限定したくなる場合があります。
大いに意見を出し合ったり、雑談を書き込めるチャネルとは別で、連絡事項を発信する場合などに便利なため活用することができます。
早速、操作していきます。
- チャネルの管理からモデレーションを設定することで投稿者が限定できる
- モデレーター以外のユーザーが投稿タブを開いたときの表示
- 一般チャネルは特別扱い。モデレーターの設定はできない。
- プライベートチャネルもモデレーター設定不可
- ちょっとひとこと
- Teams活用のノウハウ
チャネルの管理からモデレーションを設定することで投稿者が限定できる
チャネルの右側にある三点リーダー「・・・」から「チャネルを管理」をクリックします。
後述しますが、①一般チャネル、プライベートチャネルは対象外となります
チャネルの設定画面です。
チャネルのモデレートを設定する画面で、チャネルのモデレートをオンにすることで、投稿者を限定することができます。
多くの場合は、所有者からの伝達事項を投稿するために設定することになるかと思いますのでこのままでも問題ないでしょう。
チームメンバーのアクセス許可として次の4つが設定可能になっています。
必要に応じて、これらの許可設定をオフにしていきます。
わからない場合は、ひとまずオンのままで大丈夫です。
- メンバーにチャネルメッセージへの返信を許可する
- メンバーにチャネルメッセージのピン留めを許可する
- ボットにチャネルメッセージの送信を許可する
- コネクターにチャネルメッセージの送信を許可する
“とにかくモデレータが手動で発信する場合以外は投稿させたくない”という場合はチェックをすべて外すという運用でも良いです。
チームの所有者にマウスカーソルをあわせると、所有者の確認をすることができます。
投稿して欲しい人が、所有者グループに入っていない場合は、所有者グループに追加するか、もしくは「管理」をクリックすることで追加が可能です。
モデレーターチャネルごとの設定になるので人事異動やプロジェクトを外れる際などのメンテナンス漏れのリスクがありますのでどちらの設定が適切か、整理しておきましょう。
チームの所有者＝チャネルの所有者＝モデレーターにすることができれば管理面での運用工数が少なくてすみます。
一応確認しておくと、モデレーターに追加しても、チームの所有者に自動追加されることはありません。
モデレーターに個別登録してもチャネルの所有者になるわけではありません。人が異動などで変わってもメンテナンス漏れが発生しないシンプルな設計がおすすめです
モデレーター以外のユーザーが投稿タブを開いたときの表示
所有者および個別に追加したモデレーターに含まれないユーザーには、「このチャネルに投稿できるのは、チームのモデレーターだけです。」というメッセージが表示され、「新しい投稿」のボタンがグレーアウトするようになります。
一般チャネルは特別扱い。モデレーターの設定はできない。
一般(General)チャネルについては特別扱いになっています。
同じようにチームの管理を開くとわかりますが、一般チャネルはモデレーターという設定はできない仕様になっています。
チームを作成すると必ず存在し、削除ができない一般チャネルは「所有者だけがメッセージを投稿できます」という設定項目はあるものの、所有者以外にモデレーターを追加することはできません。
企業利用だと事業部だったり、学校だと学年全体のチームのように数十人とか、数百人ぐらいのメンバーがいるような構成において全体への連絡事項を投稿する用途に限定するために、一般チャネルには所有者しか投稿できないようにするという運用がおすすめです。
プライベートチャネルもモデレーター設定不可
招待制となる、プライベートチャネルではモデレーターの設定はできません。
主にプライベートチャネルで構成されるチームを作っている場合は、前述の一般チャネルにおける投稿者を所有者に限定する設定を活用して運用することになります。
ちょっとひとこと
モデレーターと言われると、妙に難しいことをしているように感じてしまうのですが、投稿者を限定できる機能はPMや管理職など、なにかのマネジメントやリーダーとして情報発信をする人にとって非常に有用です。
伝達事項を投稿することと、アイデアを出したり意見を交わすことを1つのチャネル内で行うと、「連絡事項に書いていたような気がするけど、どこに情報が書かれていたかな・・・・」と探す時間が増えてしまいます。
“このチャネルはマネージャーからの伝達事項のみ”として限定しておくことで、メンバーは探しやすくなります。
情報を探している時間って1日の中で結構多かったりしますが、探している時間は価値を生み出している時間ではないので、生産性が低くなってしまいます。
チャネルの設計を上手に行うことと、上手に検索する方法を知っておくだけで探す作業を一気に短縮できるので活用していきたいですね。
上手な検索方法はこちらで紹介しています。参考に慣れば幸いです。
今回はここまでとします。
役に立ったと思っていただけましたら、SNSでのシェアをよろしくお願いいたします。
Teams活用のノウハウ
