OutlookのCopilotで自分らしいメール返信をサッと書く方法

OutlookCopilotにカスタム指示を設定、自分らしい返信の下書きをCopilotに書いてもらおう

メール返信に、毎日多くの時間を使っていませんか。

OutlookのCopilotは、ただ文章を作るだけではありません。

「いつものあいさつ」「自分らしい言い回し」「社内向け・社外向けの書き分け」などを覚えさせることで、返信の下書きをぐっと自分仕様に近づけられます。

カスタム指示という設定を書くだけで効率的に書くことができます。

この記事では、Copilotに自分らしさのあるメールの書き方を覚えてもらい、メール返信を早く、わかりやすく、迷わず進める方法を初心者の方にもわかりやすく紹介します。

1. Outlook の Copilot で「自分らしいメール返信」ができる
2. どんなときに便利？ Outlook Copilot が役立つ場面
3. カスタム指示とは？ Copilot に「いつもの書き方」を伝える設定
4. 設定方法：Outlook Copilot の「個人用設定」を開く
5. カスタム指示の書き方（例文もあります）
6. 保存して、実際にメール下書きを試してみる
7. うまくいくコツ：最初から完璧を目指さない
8. よくある質問：Outlook Copilot のカスタム指示で迷いやすいこと
9. まとめ：まずは「自分の定型文」を1つ登録してみよう

1. Outlook の Copilot で「自分らしいメール返信」ができる

Outlook の Copilot は、受信したメールをもとに返信の下書きを作ってくれる機能です。

ただ文章を自動で作るだけでなく、自分がいつも使うあいさつや締めの言葉、文体のくせを反映させることもできます。

これを実現するのが、「個人用設定」の中にあるカスタム指示という機能です。

たとえば、「社内向けなら『お疲れ様です。パスコーソフトウェアの淡井です』から始める」「社外向けなら『いつも大変お世話になっております』を使う」「最後は『以上、よろしくお願いいたします』で終える」など、

自分のルールをあらかじめ登録できます。

すると、Outlook Copilotがメール返信を作るとき、そのルールに従って下書きを考えてくれます。

「Copilot メール返信」「Outlook Copilot 使い方」「Copilot 定型文」などで情報を探している方にとって、まず知っておきたいのは、Copilot は“勝手に何でも書く機能”ではなく、自分の伝え方や考え方に沿ってメール作成を助ける機能だということです。

メール返信を早くしながら、いつもの自分らしさも残せるのが大きなメリットです。

使わないわけにはいきませんね。

2. どんなときに便利？ Outlook Copilot が役立つ場面

Outlook Copilotのカスタム指示は、似たようなメールの文面を書いている人に特に効果的です。

たとえば、社内では短く要点だけ伝えたい、社外では丁寧なあいさつを入れたい、というように、相手によって書き方を変えている方にはとても便利です。

毎回最初から文章を考える必要がなくなり、メール返信の時間を大きく減らせます。

後ほど紹介する設定例では、社内向けと社外向けで書き出しを分け、要件はシンプルにまとめ、必要に応じて候補日を3つ入れてスケジュール調整を行うという指示も入れていました。

こうした具体的なルールを登録しておくと、Copilot が返信文を作るときに反映しやすくなります。

また、「情報を見やすくするために箇条書きを使う」「専門用語はなるべく避ける」といった共通ルールも設定できます。

これにより、相手に伝わりやすいメール返信を作りやすくなります。

Outlookのメール作成効率化やCopilot自分らしい返信を実現したい方にとって、カスタム指示は小さな設定で大きな効果が出る機能です。

3. カスタム指示とは？ Copilot に「いつもの書き方」を伝える設定

カスタム指示とは、OutlookのCopilot に対して、「こういう書き方で返信してほしい」とあらかじめ伝えておく設定です。

難しく考える必要はありません。

ふだん自分がメールを書くときに気をつけていることを、そのまま言葉にすれば大丈夫です。

Copilot はその内容を参考にして、メール返信の下書きを作ります。

たとえば、社内向けには「最初に『お疲れ様です。パスコーソフトウェアの淡井です』を入れる」「要件をシンプルに書く」「敬語を使う」「最後は『以上、よろしくお願いいたします』で締める」といった指示をする。

社外向けには、より丁寧なあいさつや、必要に応じて予定候補を3つ書く指示も入れています。

さらに、共通ルールとして「わかりやすい平易な言葉を使う」「内容を要約するときは箇条書きを使う」といった書き方の方針も設定できます。

つまり、カスタム指示は単なる定型文ではなく、Outlook Copilot に自分のメールの考え方を覚えてもらうための設定です。

Copilot カスタム指示、Outlook Copilot 個人用設定を知りたい方は、まずこの役割を押さえるとわかりやすくなります。

4. 設定方法：Outlook Copilot の「個人用設定」を開く

設定はかんたん、そして一度登録しておけば今後ずっと採用してくれますから効果は非常に大きいです。

設定していきます。

まず Outlook の Copilot 画面を開き、右上「設定」をクリックします。

そこからチャット設定画面に進み、「個人用設定」を選びます。

さらに、カスタム指示のところにある「指示の編集」を開くと、Copilotに覚えてほしい内容を書ける画面が表示されます。

この流れを知っておくと、「Outlook Copilot 設定方法」「Copilot 個人用設定どこ」といった疑問にすぐ答えられます。

最初は設定画面の場所が少し分かりにくく感じるかもしれませんが、一度開いてしまえば、あとは自分の言葉でルールを書いて保存するだけです。

Copilotを便利に使うコツは、最初から長いルールを作りこむことではなく、まずはよく使う書き出しや締めの言葉を1つ入れてみることです。

実際に登録してみます。

5. カスタム指示の書き方（例文もあります）

カスタム指示を書くときは、社内向け・社外向け・共通ルールのように分けて考えると整理しやすくなります。

例として、社内向けでは「最初に『お疲れ様です。パスコーソフトウェアの淡井です』を記載」「要件のまとめをシンプルに記載」「敬語表現を使う」「『以上、よろしくお願いいたします』でしめくくる」といった内容を書きました。

社外向けでは、さらに丁寧な書き出しにしたうえで、「ご連絡ありがとうございます。」を入れる、やりとりの流れによっては Outlook の空きを見て1時間予定で候補日を3つ書くなど、実務で役立つ指示を設定すると良いです。

ここまで細かく指定できるのが、Outlook Copilot のカスタム指示の強みです。

また、共通ルールとして「わかりやすい平易な言葉を使う」「略語や専門用語は、相手が理解している場合を除いて避ける」「要約するときは箇条書きを使う」と書いておくと、読みやすいメール返信になりやすくなります。

Copilot定型文というより、Copilotに自分の伝え方を教えるつもりで書くと、ちょうどよい設定になります。

カスタム指示の例

#社内向け
・最初に「お疲れ様です。パスコーソフトウェアの淡井です」を記載
・要件のまとめをシンプルに記載する
・敬語表現を使う
・「以上、よろしくお願いいたします」でしめくくる

#社外向け
・最初に「いつも大変お世話になっております。パスコーソフトウェアの淡井です。」と記載
・次に「ご連絡ありがとうございます。」を記載
・要件のまとめをシンプルに記載する
・やりとりの流れから、スケジュール調整を行うことが望ましい場合はoutlookの空きを探して1時間予定で候補日を３つ記載する
・ビジネスシーンに合う表現、敬語表現を徹底する
・「以上、よろしくお願いいたします」でしめくくる

#共通　として、クリックしていくつか足してみました。

#共通
わかりやすい平易な言葉を使いましょう。略語や専門用語は、相手が理解している場合を除いて避けてください。
コンテンツを要約する際は、情報を見やすくするために箇条書きを使用しましょう。長い段落は避け、各ポイントは簡潔にまとめましょう。